档案信息管理内容
对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内容大体上有三种情况:
(1)在正规的工作条件下,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工,等等。
(2)对整理不善的档案进行局部调整。
档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,档案信息管理系统建设,以提高其整理质量;另外,某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,须对其进行调整。
(3)零散文件的整理。
档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等。
档案信息管理——档案整理工作的基本原则
(1)档案的整理应该充分利用原有基础。
一,应充分重视和利用先前整理的基础,不要轻易打乱重整;
二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易*以往整理和保存的历史状况。
档案在整理过程中充分利用原有的整理基础,体现了对档案来源的尊重。
(2)档案的整理必须便于保管和利用。
一般情况下,档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上,采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。
档案信息的安全管理设置
档案信息的安全管理要设置相应的存储设备,做好备份工作,防止意外事故产生造成的数据丢失。档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术手段,防止数据明文泄密。现场工作人员根据工作环节设置相应访问权限,终端机加设密码,防止数据非1法访问。数字化工作系统要记录全部流程工作日志。私冒用他人身份登录系统,浏览、、下1载或拷贝档案数据。