将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确;字段长度与确定的结构长度是否符合;各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。
数据库的完善
由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新,计算机技术般地迅猛发展,数据库系统发生着剧烈的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件,但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础,是信息资源共享的先决条件,是信息系统的。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的工作,档案数据库建设越有成效,档案信息管理与服务也就越有保证。
智能一体化档案室档案回收站
档案回收站
档案回收站可以查询已删除的档案条目信息,已删除档案信息可以还原或者删除。
综合查询
支持档案盒信息综合查询,显示档案盒的信息,和盒内档案的详细信息,可以直接查看借阅情况。
盘点结果显示
支持盘点结果展示,统计出所盘点的库房、位置、结果等。并盘点结果不同,可以选择相应的盘点结果处理方式。
密集架环境监控
密集架采集的温湿度数据的查询,曲线表显示,详细数据显示与打印。
支持曲线报表按月,周,日生成。
档案信息管理内容
对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内容大体上有三种情况:
(1)在正规的工作条件下,档案馆智慧化系统,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工,等等。
(2)对整理不善的档案进行局部调整。
档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高其整理质量;另外,某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,须对其进行调整。
(3)零散文件的整理。
档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等。