会议活动布置策划的筹划细节

不管什么样的会议或者展览，会议活动布置策划公司，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

⒈信息发布--从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

⒉回执--对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息--明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等)和确认回执有效(通常以*用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配--主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

⒊回执可以有多种形式--传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，会议活动布置策划公司，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知--如果*用确认或者有其他方式可以确认，需要发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

会议活动布置策划的组织分工

a.会务组：5261负责会务组织、会场4102布置、会议接待签到1653等会议的组织、协调工作。
b.秘书组：负责拟定会议方案，会议活动布置策划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
c.接待组：负责生活服务、交通疏导等服务等工作。
d.宣传组：负责会议的娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
e.财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。
f.保卫组：负责防火、防盗、人身案例和财务安全、保密工作。

会议活动布置策划的健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄学者、身体**或者*官员参加的一些会议，那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。