会议活动布置策划的签到与入住安排
如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。
大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的--回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、*、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房*,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用电脑签到。一般情况下,会议活动布置策划哪家好,签到服务人员应该不少于6人--工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。
会议活动布置策划怎么做?
1、 明确活动背景、目的
2、 明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量
3、 组织会务工作小组,确定会务组*及成员,会议活动布置策划方案,制定会议准备工作部署
4、 根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项*用
5、 确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组*确认后开始印刷
6、 发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员
7、 确认发言人,选择标准:有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事
8、 根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象
9、 活动前期宣传
10、 确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容,经会议小组*确认后,开始制作横幅、参会证、桌签等
11、 检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证
12、 参会人员房间安排、餐饮安排
13、 提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜
14、 检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等
15、 检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水
16、 确定进场时间、搭建内容
17、 提*天与主持人沟通,进行现场彩排与准备
会议活动布置策划的预算
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,安徽会议活动布置策划,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装发言线路时也可能需要另外的预算。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让*会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务*的支持。