在会议现场布置中经常会用到的的一种“U”型摆台方式：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开个口子，椅子摆在桌子外围，通常会在开口处会摆放放置投影仪的桌子，平阳生日会，中间通常会放置几盆绿色植物来作为装饰；不设会议主持人的位置以便营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言；在椅子套上椅套会显示出较高的档次。

会议搭配设备。放映机的种类：（幕前投影仪）它的投影效果图象清晰、真实，员工生日会活动形式，但这种放映机一般放在会议室里离观中较近的地方。（幕后投影仪）它放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见的，虽然图象表现不如幕前投影仪放的那麽清楚，但能使会议室显得更整洁。

灯光：灯光亮度应该调暗，以便屏幕上的画面能够清晰，但也不能太暗否则观众无法记笔记。

音响：音响必须保证所有的观众都能听清楚。