档案管理软件规范六
6.档案实体的安全管理
6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除,档案实体*损、残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。
6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档,并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对,双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份,注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。
6.3档案数字化加工不得损毁档案,出现档案损毁的,需按有关规定进行处罚,并进行*和登记。需要拆装档案时,应尽可能地保持档案原貌。
6.4档案数字化过程中要建立档案流程单,流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等,数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。
6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解1密标识的档案,数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工,在登记目录后立即将档案移交档案部门。
6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库(柜),不得在加工工位上留存过夜。
6.7数字化档案要专人专柜保管,数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案,应进行消毒的杀虫处理。网络档案管理软件
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档案管理软件的功能简介四
公文查询可分别对收文数据、行文数据、合同数据、档案数据进行查询。
可特定一个或多个条件进行查询,如对于收文数据可特定"标题包含文字""文件所在年度""文件字"等多个条件进行查询,所特定条件是"并且"关系。
可打印查询报告,打印出所查询到的内容。网络档案管理软件
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档案管理软件功能简介二
折叠行文登记可以各部室行一个总号,如 *中银,也可以行多个号,如*中银财,*中银党。
系统按年度自动对行文编号,包括行文序号和行文字号。
行文登记后,可打印"行发文"和"行文登记簿","行文登记簿"可自动接上次行数或特定起始行数打印,也可积累一段时间后统一打印。
登记时只需手工输入三项内容:"附件"、"主题词"和"标题",其它内容在备选项中选择即可,网络档案管理软件,如"主送""抄送""封发日期"等等,当然这需要你事先做一些必要的设置。
本次录入数据可"提交"到数据库,供以后查询及入档时调用。网络档案管理软件
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