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回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

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如果可能的话，尽量使用计算机进行签到。通常情况下，签到服务人员应该大于等于8人。工作时间应该根据会议策划的参与人员抵达时间合理分配。如果事先将会议策划回执的项目设计得十分周全，活动会议策划价钱，这样对于签到有很大帮助。

会议策划的信息发布，从媒体上来区分有印刷品、电子邮件、印刷媒介公告等几种形式。通常会议策划信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议策划书，可以让与会人员了解参加的意义，商务活动会议策划，对会展的期望。

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*相关会议需要办理保险。会议*者一般不负责展出者的展品损坏和人员的事故。因此，参会人员需要自行安排相关保险。保险涉及投保险种类、投保金额大小、投保期限等问题。另外，会*者、运输的公司等会规定了一些强制性、安全性的保险要求，这些规定应予以强大的执行。更多的是，展出者可以根据自己的实际需要，进行办理其他的险种。对于会议者，秦皇岛活动会议策划，主要投保险，活动会议策划公司，办理投保的时候，需要注意如下事项：道具险，保期要包括运输管理、会议过程。