1)卷宗受理办公区域要与卷宗存放区域实行分开。各卷宗保管室面积要求满足单位卷宗保管需要,并预留适量空间(10-15年)。
2)卷宗保管室实现“三铁”:铁门、铁窗、铁柜(架)。
3)卷宗保管室要求达到八防:防火、防盗、防光、防潮(水)、防尘、防高温、防*气体、防*生物(虫、鼠、霉)。
4)卷宗保管室位置要求:远离*、*、空气污染区。
5)卷宗保管室位置应在办公区附近,远离卫生间、冼漱间、热水房等。
6)卷宗保管室房屋承重:卷宗存放单平米不超过6KN,如超过需要分流存放。
7)各卷宗保管室门高2m,宽1m,或采用对开门,要求门窗必须加防尘橡胶条密封,采用防盗窗,门采用防火、防盗门。
8)空调安裝位置应避免空调出风口直吹卷宗处。
9)卷宗室应****日光直射,并应消除紫外线对卷宗的损害。
10)卷宗室通风应采用自然通风或使用空调进行通风。要求装修时加装通风管道并配备排风扇;或者安装空调。
11)地面、墙面、房顶需采用不起尘材料,门窗应设置沙门沙窗,外窗应具有良好的防尘功能,应定期清理防尘网。
12)窗户要有红黑两色窗帘,避免阳光直射卷宗。
对卷宗室的总体规划遵循分区分类保管的总原则,把卷宗室分为卷宗受理区、卷宗保管区,其中卷宗保管区分为常规卷宗保管区和电子卷宗保管区。
受理区是卷宗室管理人员办公区域,配置为办公桌椅、台式电脑、卷宗管理系统(包括电子标签打印机、翻拍仪、桌面读写仪、扫描枪等);作为卷宗管理主要区间,受理区设置卷宗管理工作台,布置卷宗管理工作站,卷宗翻拍仪及信息管理系统对卷宗进行日常登记、出入管理。还可根据工作需要选择配置打印机、扫描仪等附属设备。
管理员在这里进行卷宗基础信息登记工作。包含电子标签分配、打印、拍照,以及存放位置分配等操作。同时,卷宗日常调阅、归还、卷宗处理等流转手续办理工作及其它卷宗保全保管规范要求的日常工作,均在管理区进行。
在卷宗室主出入口设置RFID智能采集设备以及高清影像采集设备,用于卷宗出入自动识别与监控。
在卷宗保管上根据卷宗属性进行各类卷宗的保管存放。卷宗保管区主要分为纸质卷宗保管区、电子卷宗保管区。根据本单位卷宗室现有规模与实际要求,卷宗室保管区分为:
B常规卷宗保管区:部署20组智能密集架存放纸质卷宗。
C电子卷宗保管区:部署4组防磁柜存放电子卷宗。
D环境组件:配置空调1台、除湿机1台,温湿度仪1个、电磁驱虫器1个、灭火器1个等。